Was unser Umzug mit Modern Work zu tun hat

In unserem Interview sprechen wir über die Gründe hinter der Fusion unserer Standorte in Ostermundigen und Oberdiessbach. Erfahren Sie, warum wir unsere Räumlichkeiten in Ostermundigen erweitert haben und welche Auswirkungen dieser Umzug auf unsere Mitarbeitenden und Kunden hat. Ausserdem klären wir auf, was unser Umzug mit New Work zu tun hat.

Andreas Schweizer: Ist Co-Geschäftsführer der netaccess ag und war vor allem in der strategischen Entscheidung hinsichtlich des Umzugs involviert.

Valentin Schaack: Ist als Cloud & ICT System Engineer tätig und ist der Tätschmeister des ganzen Umzugs. Er kümmert sich um die ganze Planung und Organisation des Umzugs.

Debora Arnold: Ist zuständig für das Marketing bei der netaccess ag und löchert in diesem Interview Andreas und Valentin zu den wichtigsten Fragen im Bezug zu unserem Umzug.

Was ist oder war eure Funktion im Umzug?

Valentin: Der ganze Umzug wurde in zwei Teile aufgeteilt. Im ersten Teil wurden primär die Arbeitsplätze, sowie die Hardware der Mitarbeitenden umgezogen. Dieser Umzug fand bereits vor einem Monat statt. Im zweiten Teil, welcher immer noch am Laufen ist, werden nun auch noch Lager und Archiv nach Ostermundigen verschoben.

Mein Fokus lag vor allem auf der Planung des Umzuges Teil eins. Ich habe alle Leute zusammengebracht und koordiniert, die für den Umzug benötigt wurden. Organisatorisch bin ich zudem zuständig für die Neueinrichtung des Büros in Ostermundigen. Dafür habe ich Vorschläge erarbeitet und bin nun momentan dabei, mit bestehenden Möbeln und Inventar das Büro einzurichten. In einem nächsten Schritt werden wir die Büroeinrichtung noch weiter optimieren mit neuen Einrichtungsgegenständen und konkret Vorschläge von Mitarbeitenden zur Büroeinrichtung umsetzen.

Andreas: In den Umzug war ich wenig involviert, da Valentin das meiste geplant und umgesetzt hat. Allerdings war ich stark bei der strategischen Entscheidung involviert, die beiden Bürostandorte zusammenzulegen. Am Umzugstag habe ich organisatorisch stark unterstützt. Wir haben am Samstag gezügelt und ich habe dafür gesorgt, dass das Büro in Ostermundigen dann so weit bereit war, dass alle Mitarbeitenden ab Montag in Ostermundigen arbeiten konnten.

Warum habt ihr euch für den Standort Ostermundigen entschieden?

Andreas: Von den Örtlichkeiten her war es nicht möglich alles nach Oberdiessbach zu verschieben, da wir dort ein Platzproblem gehabt hätten. In Ostermundigen hingegen hat sich eine Tür für uns geöffnet und wir hatten die Möglichkeit unsere Büroräumlichkeiten zu erweitern, weswegen wir uns für diesen Standort entschieden haben. Wir haben nach wie vor eine Adresse in Oberdiessbach. Das wir allerdings kein Büro sein, welches regelmässig besetzt ist. Daher können wir dort keine Kunden mehr empfangen.

Könntest du kurz zusammenfassen, was die strategischen Gründe waren, die beiden Büros zu einem zusammenzulegen?

Andreas: Vor Corona hatten wir allgemein eine sehr starke Büropräsenz. Durch Corona hat sich die Art und Weise wo und wie wir arbeiten grundlegend verändert. Unsere Mitarbeitenden haben in dieser Zeit hauptsächlich im Homeoffice gearbeitet. Wir haben damals auch gemerkt, dass in unserer Branche und für unsere Tätigkeiten Homeoffice sehr gut funktioniert und für gewisse Mitarbeitende auch sehr grosse Vorteile mit sich bringt.

Im Jahr 2022 haben die beiden Firmen netaccess und diverto fusioniert. Damals haben wir geplant, die beiden Standorte in Ostermundigen und Oberdiessbach beizubehalten. Es hat sich dann jedoch schnell gezeigt, dass durch zwei Bürostandorte und Homeoffice eine sehr dezentrale Verteilung der Mitarbeitenden stattfand. Dadurch kam es vor, dass sich Mitarbeitende sehr lange nicht mehr physisch getroffen haben. Durch Teamevents und Socializing haben wir versucht dies zu kompensieren. Das hat sich jedoch als schwierig erwiesen, weshalb wir uns dann entschieden haben die beiden Standorte zusammenzulegen. Damit hatten wir die Möglichkeit die Teams auch räumlich wieder näher zusammenzubringen.

Das Ziel war es einen Ort zu schaffen, wo sich die Mitarbeitenden treffen können und wo sie auch gerne hingehen.

Was ändert sich konkret für die Mitarbeitenden mit dem Umzug?

Andreas: In erster Linie hat sich sicher der Arbeitsort geändert für einige Mitarbeitende. Gleichzeitig haben sich auch unsere Arbeitsweisen in den letzten Jahren stark weiterentwickelt. New Work ist nicht nur mehr ein Buzzword, sondern ein fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Wir haben deshalb aktiv versucht, die Erkenntnisse und Prinzipien, die mit New Work einhergehen, in unseren Arbeitsalltag zu integrieren. Wir legen unseren Mitarbeitenden keine Mindestanzahl an Tagen fest, an denen sie physisch im Büro anwesend sein müssen – diese Entscheidung überlassen wir jedem Einzelnen.

Nach wie vor handhaben wir es so, dass unsere Mitarbeitenden immer die Möglichkeit haben selbst zu entscheiden, wo sie arbeiten möchten- ob von zuhause, vom Büro oder von unterwegs.

Den Teamleitern haben wir empfohlen, Teamtage einzuführen, an welchen sich das ganze Team vor Ort im Büro trifft.

Das sind alles Rahmenbedingungen, welche wir sehr flexibel gestalten möchten, dies ist jedoch nur möglich, wenn wir nur noch einen Bürostandort haben und nicht mehr zwei.

Valentin: Neu haben wir im ganzen Unternehmen flexible Arbeitsplätze eingeführt, sprich unsere Mitarbeitende können selbst entscheiden an welchem Büroarbeitsplatz sie gerne arbeiten möchte. Den gewünschten Platz können sie über eine Buchungsplattform reservieren.

Zudem haben wir unsere Büroräumlichkeiten in Ostermundigen neu in Zonen eingeteilt: Es gibt eine Fokuszone, da ist es eher ruhig und man kann konzentriert arbeiten. Dort wird geschaut, dass man eher nicht telefoniert und Gespräche relativ leise gehalten werden. In der sogenannten Crazy-Zone darf man auch etwas lauter sein und auch gut telefonieren. Dann haben wir noch eine Allgemeine Zone. Dort dazu gehören die Meetingräume, in welche man sich für Sitzungen aber auch bilaterale Gespräche zurückziehen kann. In unserer Aufenthaltszone können unsere Mitarbeitenden essen, sich erholen, miteinander Zeit verbringen und Spass haben.

Mit dieser Zoneneinteilung des Büros möchten wir unseren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben situationsgerecht arbeiten zu können.

Wir versuchen anhand von wiederkehrenden Events den Leuten einen Anreiz zu geben ins Büro zu kommen. So haben wir jeweils Dienstag ein gemeinsames Zmorge, wo es etwas aus der Bäckerei zu knabbern gibt und wir alle zusammen Pause machen.

Andreas: Uns ist es wichtig, dass wir das Büro so einrichten, dass es für die Mitarbeitenden gemütlich ist und sie sich wohl dort fühlen und folglich auch gerne ins Büro kommen. Dafür werden wir unsere Einrichtung in den nächsten Monaten noch laufend an die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeitenden anpassen.

Der Umzug ist zwar noch nicht lange her, aber was ist euer Fazit nach dieser Zeit?

Andreas: Für mich ist es grundsätzlich eine grosse Umstellung, da dadurch mein Arbeitsweg länger geworden ist. Das ist sicher auch für einige andere Mitarbeitende der Fall, was auch ein Nachteil des Umzuges ist. Auf der anderen Seite finde ich den Austausch mit den Leuten im Büro inspirierend und bereichernd. Meetings per Teams sind schon gut, aber teilweise hat das Persönliche doch auch etwas gefehlt. Die Möglichkeit sich schnell vor Ort – auch mal bei einem Kafi austauschen zu können- hilft hier sicher auch. Ausserdem fördern die flexiblen Arbeitsplätze einen stärkeren persönlichen Austausch zwischen den Mitarbeitenden, da man jeden Tag neben jemandem anderen sitzen kann.

Andreas: Ich erachte die Veränderung als absolut positiv. Auch wenn es für gewisse Mitarbeitende Nachteile wie einen längeren Arbeitsweg oder längere Anfahrtswege zum Kunden mit sich zieht, war der Umzug der richtige Schritt. Jetzt geht es noch darum, die ganze Einrichtung bis Ende Jahr zu optimieren.

Valentin: Wir haben bereits vor der Fusion der Standorte gut zusammengearbeitet. Durch den Umzug hat sich der Austausch zwischen den Mitarbeitenden noch verstärkt, wodurch wir auch etwas aus diesem Homeoffice-Trott gekommen sind, welcher sich teilweise durch Corona eingeschlichen hat.

Der Drang ins Büro zu kommen ist da, die Mitarbeitenden kommen gerne ins Büro, auch wenn sie dafür teilweise von weiter weg anreisen müssen.

Jetzt haben wir recht viel über die Mitarbeitersicht gesprochen. Welche konkreten Auswirkungen hat der Umzug auf unsere Kunden?

Andreas: Für gewisse Kunden hat sich etwa der Anfahrtsweg verlängert. Etwa für Kunden aus und um Oberdiessbach, diese können jetzt nicht mehr schnell im Büro vorbeikommen. Wir sind von den Wohnorten der Mitarbeitenden so aufgestellt, dass wir ziemlich verteilt sind über den Kanton Bern hinweg. Wir werden definitiv darauf achten, dass es für keinen Kunden Nachteile hat, was die Servicequalität, Kosten und Verfügbarkeit anbelangt. Viel mehr können sie von den positiven Auswirkungen profitieren – etwa, dass unsere Teams noch effizienter zusammenarbeiten und wir damit nochmals eine Qualitätssteigerung haben. Auch die Anfahrtskosten für Kunden, welche vorher näher an Oberdiessbach lagen, werden nicht höher ausfallen als früher.

Valentin: Aus meiner Sicht ist es ein Vorteil für den Kunden, wenn wir als Mitarbeitende unsere Kommunikationswege innerhalb des Unternehmens verkürzen. Das widerspiegelt sich wiederum in der Antwortgeschwindigkeit unserer Tickets. Durch diese Prozessoptimierung erhalten unsere Kunden noch schneller eine Antwort.

Andreas: Auch die Warenbestellung verliert an Komplexität durch die Standortfusionierung. Bisher hat es einen grossen Koordinationsaufwand bedeutet, wenn es darum ging Ware zu bestellen, da wir zwei Standorte hatten und wir immer zuerst klären mussten, wohin die Ware bestellt werden soll. Für den Kunden ist das insofern merkbar, dass Hardware schneller verfügbar ist für sie.

Was wollt ihr unseren Kunden mit auf den Weg geben?

Valentin: Wir sind sehr viel am Ausprobieren. Hier kommt dann auch wieder das New Work-Thema zum Einsatz. So ist nichts fix stattdessen wird ausprobiert und geschaut, was das Feedback darauf ist und was funktioniert und was nicht.

Andreas: Um nochmals auf das New Work Thema sprechen zu kommen. Die Wissenschaft ist sehr geteilt, auch in den Firmen sieht man:  es gibt kein richtig oder falsch, ob Homeoffice oder vor Ort im Büro. Jedes Team muss für sich die richtige Arbeitsart finden, wie sie am besten performen. Was jedoch wahnsinnig wichtig ist in meinen Augen ist die Flexibilität und Selbstbestimmung der Mitarbeitenden.

Wenn man heute auf dem umkämpften Arbeitsmarkt die geeigneten Leute finden will, muss man die Flexibilität und die Möglichkeit auch bieten, und die Mitarbeitenden frei entscheiden lassen, welches ihre optimale Arbeitsweise ist.

Ich kann nur an unsere Kunden appellieren: Überlegt euch konkret, welche Flexibilität ihr euren Mitarbeitenden geben möchtet. Durch Homeoffice hatte ich persönlich nie das Gefühl, das sich die Effizienz unserer Mitarbeitenden verschlechtert hat. Mit der Standortfusionierung wollten wir den sozialen Aspekt und die Zusammenarbeit intern stärken. Wir können von uns behaupten, dass wir schon vorher effizient unterwegs waren – auch mit Homeoffice. Effizienz allein ist nicht alles. Für uns sind auch die sozialen Aspekte, die rundherum passieren sehr wichtig, weshalb wir uns für diese Veränderung entschieden haben.

Entscheidend ist der Mut zur Veränderung. Bei gewissen Mitarbeitenden hat etwa die Ankündigung, dass wir keine fixen Arbeitsplätze mehr haben ein kleines Erdbeben ausgelöst. Es lohnt sich aber allemal den Mut zu haben und diesen Schritt zu gehen und wie das Valentin vorher erwähnt hat «etwas Neues zu probieren, zu analysieren und zu optimieren». Momentan ist die Welt in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess und damit in einem konstanten Wandel. Daher gibt es auch keine Arbeitsweise, die richtig oder falsch ist.

Jede Firma muss für sich die optimale Methode finden und jeder Mitarbeitende muss für sich die Art und Weise finden, wie sie arbeiten und zusammenarbeiten wollen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, und da können wir unsere Kunden aktiv unterstützen, ist die Schaffung der IT-technischen Voraussetzungen damit die Mitarbeitenden nicht nur vom Büro aus arbeiten können. Unsere Mitarbeitenden beispielsweise können von überall arbeiten – egal ob sie auf dem Niesen sitzen, vom Strand aus arbeiten, von zuhause oder Büro arbeiten.